当社は優良なシステムソリューションと上質な保守サービスをお客さまに提供し、その満足と信頼を得る上で、「個人情報保護」が重要な事項だと考えます。「個人情報」は、お客さまにおかれても、取り扱う当社にとっても重要な情報資産であり、正確かつ確実に保護されることが重要です。
よって、当社は「個人情報保護」のために全社的な取り組みを実施し、お客さまへの「安心」の提供並びに社会的責任を果たすことを確実に約束いたします。
個人情報の取得・利用・提供について
当社は、個人情報の取得・利用に際して、その利用目的を明確にし、本人の同意を得たうえで利用目的の達成に必要な範囲内で適法かつ公正な手段によって取得・利用を行います。また、当社が保有している個人情報は、本人の同意を得ずに目的外利用、第三者への提供・開示は行いません。当社はこれらの取り組みを確実にするため、目的外利用を行なわないための措置を講じ、従業者の教育を徹底してまいります。
個人情報の利用目的
当社で取扱う個人情報の利用目的は、以下のとおりです。
| 個人情報の種類 | その利用目的 |
|---|---|
| 応募者情報 | 採用可否判断、採用可否連絡のため |
| 従業者情報 | 従業者管理（入社手続、給与支払、勤怠管理、労務管理等）のため |
| 特定個人情報 |
給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務のため 雇用保険届出事務のため 健康保険、厚生年金保険届出事務のため 国民年金第3号被保険者の届出に関する事務のため |
| 顧客者情報 |
営業活動(名刺、見積書、契約書、注文書等)のため 業務管理(納品書、請求書等)のため |
| 水道料金徴収業務に係る使用者の情報 | 検針業務(検針一覧表、仮調定チェックリスト等)、調定業務（納付書、口座振替依頼等）、滞納整理業務（滞納者一覧表、分納誓約書等）、など委託業務を遂行するため |
個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の利用目的を明示します。ご提供いただいた個人情報はその利用目的の範囲内で利用します。明示した利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が 生じた場合は、本人にその旨をご連絡し、本人の同意をいただいた上で利用します。他社から受託した個人情報については、委託元との契約の範囲で利用します。
法令遵守
当社は、個人情報に関連する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。また、当社の管理の仕組みに、これらの法令及びその他の規範を常に適合させます。
個人情報の安全管理措置
当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、以下によりセキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止及び是正に努めます。また、本人の求めにより、これに遅滞なく回答します。
① 個人情報に関するセキュリティポリシー
② 個人情報の取扱いポリシー
③ サーバの管理ポリシー
④ クライアントパソコン・携帯電話・スマートフォンの管理ポリシー
⑤ 事務所の管理ポリシー
⑥ コンピュータ・ウイルス対策ポリシー
⑦ ハンディターミナルの安全対策ポリシー
⑧ インターネットからの申込みの安全対策ポリシー
また、漏えい等の事故が発生した場合は、個人情報保護法及び関連するガイドラインに則り、監督官庁への報告を行い、 再発防止措置等の必要な対策を行います。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、内部監査及びマネジメントレビューの機会を通じて、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善し、常に最良の状態を維持します。
苦情及び相談受付け窓口
貴殿の個人情報及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関するご相談及び苦情については下記までご連絡ください。
株式会社ﾄｰﾀﾙｵﾌｨｽﾏﾈｰｼﾞﾒﾝﾄ 個人情報保護管理者まで
TEL：0182-42-4030 FAX：0182-42-3407
e-mail：pms@toming.co.jp
制定：2009年 8月 3日
改定：2022年 9月 8日
〒019-0529秋田県横手市十文字町字海道下42-1
株式会社トータルオフィスマネージメント
代表取締役社長 遠藤広樹